無断キャンセル料を請求する５つの方法｜キャンセル代請求の際に注意点まで

無断キャンセルをされ、悔しい思いをしたり、経営が不安になったりする人も多いのではないでしょうか。無断キャンセルに対し泣き寝入りする必要はありません。

この記事では、個人でもできるキャンセル料請求方法や請求する際の注意点をまとめました。

併せて請求の負担を減らし、確実にキャンセル料を回収したい人におすすめの事前決済ツールを紹介します。

無断キャンセル料を請求する５つの方法

キャンセル料を請求する方法は大きく2つに分類できます。1つ目は、裁判所を通さず個人もしくは弁護士により請求する方法です。2つ目は、裁判所を通した方法になります。

ここではそれぞれの手続きについて詳しく紹介します。

電話やメールでキャンセル料を請求する

基本的にキャンセル料を回収する際に、いきなり裁判で請求することはありません。

まずはメールでキャンセル料が発生しており、期日までに指定の口座へ振り込んでもらいたい旨を伝えましょう。書き方に明確な決まりはありません。

基本的に、いつ、誰が、どのような内容で予約したのかについて記載するようにしましょう。

メールは請求したことの証拠になりますので、電話だけで済まさずに必ず送ることがポイントです。

メールは相手が読んだか判断できないため、続けて電話で確認をとります。実際は、電話に出てもらえなかったり、一切反応がないケースがほとんどです。なので、住所などがわかるのであれば早めに次の対応に切り替えることをおすすめします。

自社では相手の個人情報を持っていないものの、集客サイトが保有している場合は、開示請求を行う必要があるでしょう。開示請求は個人での対応が難しいため、弁護士へ依頼することをおすすめします。

内容証明郵便を利用して請求する

相手の住所がわかる場合、内容証明郵便を利用して督促状を送りましょう。

内容証明郵便は、郵便局が宛先や送り主、郵便内容を記録してくれるサービスです。また、相手に直接渡してくれるため、「そんな請求は受け取っていない」と言い訳ができなくなります。

記載する内容には特別な決まりはありません。メールで記載した内容をベースに、「期日までに支払いがない場合、法的手続きを取らせてもらいます」と、裁判も視野に入れている旨を記載しましょう。

そうすることで、大事にしたくない相手から、何らかのアクションを期待できます。内容証明郵便は自分で作成することもできますが、弁護士から送付してもらうことをおすすめします。

弁護士に依頼すると封筒に弁護士事務所の名前が入り、それだけで相手にプレッシャーを与えられる空です。

費用	1,279円(基本料＋内容証明料＋書留料＋配達証明料)

弁護士による直接交渉でキャンセル料を回収する

債権回収を得意とする弁護士に回収を一任するのも1つの方法です。

弁護士が直接連絡することで、今まで頑なに無視してきた相手がすぐに対応してくれることもあります。また、自分で督促状を作成したり交渉したりする必要もなく経営に専念することが可能です。

キャンセル料が少ないと、費用倒れしてしまうリスクがあるため、受任を断られる可能性があります。キャンセル対策サービスの中には、弁護士が運営しているものもありますので、拒否された場合はそちらに相談してみてください。

費用	回収費用の30%前後、事務所による

裁判所に「支払督促」を申し立てる

裁判を行う前に、支払督促を申し立てることをおすすめします。支払督促とは、裁判所から「未払金を支払いなさい」という連絡を行ってくれる制度です。

強制力はありませんが、裁判所から連絡を行うことでプレッシャーをかけられますし、督促後に支払いがない場合は強制執行を申し立てることができます。

強制執行では、相手の預貯金などの財産を差し押さえ、強制的にそこから回収してしまうことが可能です。

裁判よりも手続きが簡易で費用も安く済ませることができます。一方で、手続きには申立書を始めとした書類の準備が必要です。

費用	請求額に応じた手数料+1,082(請求相手の人数分)+1,050円(資格証明書・登記簿謄本)

裁判を通して請求する

何をしても相手が支払いを拒否する場合は、最終手段として裁判を申立てましょう。請求額が60万円以下であれば少額訴訟を利用し、60万円を越す場合は民事裁判を利用できます。

裁判により支払いが認められれば、相手はもう拒否できません。ただし、裁判は費用と時間がかかるため、金額によっては赤字になってしまう可能性もあります。

費用	請求額に応じた手数料など＋弁護士費用

キャンセル料を請求する際に注意すべきこと

相手にお金を請求することになるため、細心の注意を払い慎重に進める必要があります。

ここでは、キャンセル料を請求する際の注意点について紹介します。

予約時にキャンセルポリシーがない場合は請求できない

キャンセル料を請求できるのは、予約時にキャンセルポリシーを定めていた店だけです。

相手が「予約時にキャンセルポリシーなんて見なかった」と言い訳をした場合に、予約時から掲載していたことを証明する証拠が必要になります。

予約時のメールに、キャンセルポリシーが記載されている場合はスクリーンショットなどで保存しておきましょう。

また、キャンセルポリシーが記載されていたとしても、キャンセルにより発生した平均的な損害の額を上回っている場合は、請求が無効になる可能性があります。

例えば、平均的な損害が1万円になる店が1万5,000円のキャンセル料を請求をしても、平均を上回る部分である5,000円については請求が認められません。

その他にも、エステや語学教室などのサービスでは特定商取引法で上限が決められています。キャンセルポリシーが法的に問題ないか不安な人は、請求前に一度弁護士に相談してみてください。

脅迫や恐喝・強要にならないように請求する際の言動に注意する

キャンセル料の請求では金銭を請求することになるため、言動について細心の注意を支払わなければいけません。

支払わなければ殺す、どうなってもいいのかという脅しはもちろん、相手を帰らせないように目の前に立ちはだかったり、未払いがあることを会社にばらすと言ったりすることも脅迫罪に該当する可能性があります。

また、相手に無理矢理契約書へのサインさせたり、相手を脅して謝罪を強制させたりする行為は強要罪に該当する可能性があるので絶対にやめましょう。

カッとなってしまうと、つい言葉が出てしまう可能性がありますので、請求する際は裁判官や弁護士などの公平な第三者に仲介してもらいながら行うことをおすすめします。

電話や直接請求する場合は会話を記録に残す

電話や直接請求する場合は、必ず会話を記録に残しましょう。

合意によって和解したのに、後々「強要された」「脅されて無理矢理支払わされた」と言われてしまう可能性があるからです。

本当のことのようにSNSへ投稿されてしまうと悪い評価がついてしまい、挽回するのに大変な労力が必要になります。悪質な対応を避けるためにも、必ず会話前には「録音させてもらいます」というようにしましょう。

金額に対し費用倒れする可能性がある

キャンセル料が50万円以下の場合、弁護士に依頼したり裁判を行うことで費用倒れするリスクがあります。

もちろん、費用倒れしてもしっかり回収することで「キャンセル料を請求する店」としてアピールできますし、泣き寝入りせずに済むなどのメリットはゼロではありません。

赤字はいくらまで許容できるのかを明確にして手続きを開始することをおすすめします。

キャンセル料請求後に口コミやSNSで悪評を書かれた場合の対応のポイント

キャンセル料を請求された側としては、自分が悪くても面白くないと不満を持つ人もいます。その結果、SNSや口コミで悪評を投稿する可能性もゼロではありません。

もし悪評が投稿された場合、SNSであればスクリーンショットで投稿の証拠を確保するに留め、スルーして反応しないようにしましょう。ただし、あまりにも侮辱的な内容であったり事実と乖離したりするのであれば、弁護士に相談し炎上する前に警告文を出すなどの対応をおすすめします。

炎上対策は初動が重要になるため、少しでも不安があれば早めに対応するようにしましょう。

また、Googleマップなどの口コミへの悪評は放置しておくと真実味が増してしまうため、「そのような事実はありません。キャンセルポリシーに従い請求を行いました」などとコメントで訂正文を記載することをおすすめします。

費用と時間をかけず確実に回収するなら「プリチェックス」

無断キャンセルが発生した後にキャンセル料を回収しようとすると、紹介してきたように費用や時間がかかってしまいます。

回収するのに支払った費用を考えると、手元に戻ってくるのは些細な金額になってしまうでしょう。できるだけ多く取り戻すには事前決済ツールの導入がおすすめです。

ここでは、事前決済ツールの中でも安く確実にキャンセル料を回収するプリチェックスについて紹介します。

プリチェックスとは

プリチェックスは、ネット上で完結する事前決済ツールです。

予約時に口座情報を入力してもらい、事前にコース料金を確保しておくことで万が一当日無断キャンセルされても、売上ロスを回避することができます。

業種を問わず利用することが可能です。

プリチェックスを導入するメリット

プリチェックスは、あらかじめキャンセル料を確保できるので、無断キャンセル発生後に相手と連絡が取れなくなってもキャンセル料を回収することができます。

そのため、無断キャンセルした相手を必死に探す手間を省くことが可能です。

また、確保したキャンセル料は無断キャンセル発生後、24時間で受け取れるため、長い間不安を抱える必要がありません。確実で早いのに手数料も決済金額の10％と弁護士の約1/3で利用することが可能です。

この他にも様々なメリットがあります。

1. 事前決済を採用することで、キャンセルする可能性の高い人からの予約を減らすことができる
2. 予約方法に関係なく利用できる
3. パソコン・スマホ・タブレットで利用できるので、初期費用を抑えられる
4. 独自のクーポンやポイントを配信して、来店を促進できる
5. 当日までリマインドメールを送ってもらうことができる
6. 最短7営業日で利用を開始できる

無断キャンセルを導入したことを公開すれば、キャンセルしやすい人や悪質な嫌がらせへの抑止力を期待することができるでしょう。

まとめ

無断キャンセルに対し、キャンセル料を請求する方法を5つ紹介しました。

法的な手続きでは、強制執行により強制的に未払のキャンセル料を回収することが可能です。しかし、回収できるキャンセル料が高くないと、時間と手間だけを費やしてほとんど手元に残らない、むしろマイナスになってしまうかもしれません。

より負担を少なく確実に回収するには、キャンセルが発生した後に回収するのではなく、事前決済ツールを導入しておき、予約時に回収することをおすすめします。

これにより、泣き寝入りすることもなくなり、売上ロスに悩まず前向きな経営を行うことができるでしょう。詳しい内容や費用、手続きについてはお気軽にご相談ください。