理美容や飲食店のキャンセル問題！キャンセル対策大解剖その２。再来店を増やして売上をあげるためのキャンセル対策とは。

売上を効果的にあげるためにはプロモーションに加えてキャンセル対策による見落とされがちな売上にもしっかりと目を向けましょう。
そのためにも売上だけではなくキャンセルも計数管理することがとても大事です。
キャンセルや急な日時変更などの売上ロスの実態をしっかりと把握することで、その原因から対策が立てられます。

計数管理のメリット

計数管理は、達成すべき目標が数字に置き換えられるため運営や業務の情報を等しく共有しやすい点が挙げられます。
予約管理システムや顧客システムで把握した計数は、管理するだけではなく運用するために利用します。

予約管理システム: 顧客の予約とキャンセルを効果的に管理します。これにより、予約の追跡、変更、キャンセルの処理がスムーズに行えます。
顧客データベース:お客様の連絡先情報、予約履歴、キャンセル履歴などをデータベースで管理します。これにより、顧客とのコミュニケーションを容易にし、優れたカスタマーサービスを提供できます。

キャンセルは必ず発生するもの

理美容や飲食店をはじめとする店舗運営においてはキャンセルは必ず発生するといった事実を理解しておきましょう。
必ず発生するマイナスを想定して、リスク管理の一環としてしっかりと準備しそなえておくことが重要です。

キャンセルポリシーの設定: キャンセルポリシーを明確に定義し、顧客に対して伝えましょう。キャンセル料金やキャンセル期限などを含め、ポリシーを実施し、適切な場合に適用します。
リマインダーによる通知: 予約日前にお客様にリマインダーによる通知（電話、メール、SMSなど）を発信します。ご予約情報詳細やキャンセルポリシーをお知らせしてご来店を促します。
事前確認: 予約日の前日や前々日にお客様に直接ご連絡をとり、予約情報に変更の有無を含めたご来店の再確認、最終確認をしましょう。

キャンセル対策専用のサービスを利用

これらの要素を組み合わせて、キャンセルを効果的に管理するべきですが人手不足や多忙を理由に実施できない場合は、キャンセル対策専用のサービスを導入するといった方法もあります。
経営者や管理者のなるべく売上を上げたいといった意思と、スタッフや従業員の現場の負担をなるべく増やしたくないといった想いは相反すること多いことから、リスク管理は数値化した計数をベースに専用サービスを利用して現場の付帯業務を増やさずに簡単に管理が可能です。

まとめ｜キャンセルは、しかたがないと諦めない

月間で何件のキャンセルが起きていて、何人の予約日時変更による増減数があって、それが先月や前年と比べて多いのか少ないのか、改善されているのかそうではないのか。こういったことがすぐに答えられる経営者や管理者はとても優秀なリーダーです。
しかし、こうした効率的な運営を実施しようにも実際の現場は人手不足も相まって忙しすぎるため業務を作業としてこなす日々を過ごさざるを得ないことが多いのも事実です。
激務の中のキャンセルはかえって多忙なスタッフの休憩やひと休みになりがちですが、リスク自体は看過すべきではありません。
適正な席数や客数に対して適宜で最高のパフォーマンスをお客様に提供するためにはキャンセル対策を含むリスク管理がとても大切です。